مقدمه
شاكي به‌موجب درخواستي، ابطال قسمتي از بند «1» بخش‌نامه شماره 10/ 4614 مورخ 19 /6/ 1365 سازمان ثبت اسناد و املاك كشور در خصوص تشكيل دفترخانه و زمان شروع به كار سردفتر را خواستار شده است. به اعتقاد شاكي قسمت مورد شكايت با قواعد و اصول متعدد شرعي و قانوني مغاير است. در اين گزارش ضمن تبيين موضوع و تشريح ادله، ابعاد حقوقي موضوع مورد بررسي قرار مي‌گيرد.
تبيين و تحليل موضوع
براي اشخاصي كه در آزمون سردفتري پذيرفته شده و صلاحيت آن‌ها براي اين مهم تأييد مي‌شود، حكم سردفتري توسط رئيس سازمان ثبت اسناد و املاك كشور صادر مي‌شود. پس از صدور اين حكم، ايشان موظف هستند مكان و الزامات مناسب جهت شروع به كار دفتر را فراهم و به سازمان ثبت اسناد و املاك اعلام نمايند. سازمان مذكور نيز در صورت تأييد اين امر، مجوز اشتغال به كار سردفتر در آن مكان را طي حكمي ديگر صادر مي‌كند.
سخن بر سر اين است كه فرايند مذكور طي چه مدتي بايد انجام گيرد. مطابق ماده (74) قانون دفاتر اسناد رسمي و كانون سردفتران و دفترياران -مصوب 1354- «كساني كه به سردفتري اسناد رسمي انتخاب مي‌شوند مكلف‌اند حداكثر ظرف سه ماه از تاريخ صدور ابلاغ نسبت به تشكيل دفترخانه اقدام نمايند و الا ابلاغ آن‌ها كأن‌لم‌يكن خواهد بود.» بند «1» بخش‌نامه مورد شكايت نيز در خصوص همين امر صادر شده و مقرر داشته كه «پس از صدور ابلاغ سردفتري اسناد رسمي و ازدواج و طلاق بايد سردفتر دفترخانه را حداكثر ظرف سه ماه تشكيل و شخص منتصب رسماً اشتغال به سمت خود پيدا كند و الا در مورد دفاتر اسناد رسمي طبق ماده (74) ابلاغ سردفتر كأن‌لم‌يكن خواهد بود.» بر اين اساس، سردفتر بايد ظرف سه ماه از تاريخ صدور ابلاغ حكم سردفتري، رسماً اشتغال به كار خود پيدا كند. محور شكايت شاكي نيز همين اشتغال رسمي به كار است. شاكي معتقد است آنچه در قانون الزام شده «تشكيل دفترخانه» است. «تشكيل دفترخانه» به معناي تهيه مكان مناسب جهت تأسيس دفترخانه و تهيه ملزومات آن است. اين امر بر عهده سردفتر بوده و مي‌توان وي را بر آن الزام كرد. ولي تأييد اين امر توسط سازمان ثبت اسناد و صدور مجوز اشتغال به كار سردفتر در آن محل كه اشتغال رسمي نيز پس از آن انجام خواهد شد، امري نيست كه در اختيار سردفتر باشد تا بتوان آن را الزام كرد و در صورت محقق نشدن آن، اقدام به لغو ابلاغ سردفتر نمود. به عقيده شاكي، بر اساس بخشنامه صادره، تأخير عمدي يا غيرعمدي سازمان ثبت اسناد در تأييد محل معرفي‌شده توسط سردفتر، مي‌تواند موجب شود كه مهلت سه‌ماهه سرآيد و شخصي كه ابلاغ سردفتر دريافت كرده، متضرر شود و ابلاغيه او لغو گردد، درحالي‌كه او سستي يا تقصيري نداشته است.
به عقيده شاكي، اين امر از جهات مختلف مي‌تواند با موازين شرعي و قانوني مغايرت داشته باشد: از يك‌سو با اصول متعدد قانون اساسي ازجمله اصول (22)، (28) و (40) تغاير دارد و از سوي ديگر، با توجه به اينكه بخشنامه به نحوي وارد تفسير ماده (74) قانون عادي شده، به حيطه صلاحيت مجلس در تفسير قوانين ورود كرده و از اين حيث با اصل (73) قانون اساسي نيز مغاير است. همچنين مي‌توان «تشكيل رسمي» دفترخانه ظرف سه ماه را مصداق تكليف مالايطاق دانست، چراكه بخشي از فرايند آن، در اختيار سردفتر نيست و نيازمند تأييد سازمان ثبت مي‌باشد. تأخير سازمان مي‌تواند موجب تضييع حق اشخاص گردد كه اين امر با موازين شرعي مغاير است.
آنچه در خصوص ادعاي شاكي بايد مورد توجه قرار گيرد اين است كه در متن ماده (74) قانون دفاتر اسناد رسمي و كانون سردفتران و دفترياران -مصوب 1354- به «تشكيل دفترخانه» ظرف سه ماه از تاريخ صدور حكم سردفتري اشاره شده است. با توجه به لزوم تأييد محل دفترخانه توسط سازمان ثبت، پس از معرفي مكان توسط سردفتر به سازمان، بازديدي از آن به عمل مي‌آيد تا حداقل‌هاي مدنظر را دارا باشد. اين بازديد معمولاً ظرف اولين فرصت (يك يا دو روز) انجام مي‌گيرد و تأييديه سازمان ثبت طي حكمي شامل شماره دفترخانه و آدرس آن به سردفتر ابلاغ مي‌شود. پس از اين است كه سردفتر رسميت يافته و دفاتر مربوطه را تحويل مي‌گيرد و آغاز به كار مي‌كند. به نظر مي‌رسد كه «تشكيل دفترخانه» شامل تمام اين مراحل مي‌شود و صرفاً به معناي معرفي محل دفترخانه توسط سردفتر به سازمان ثبت نيست. بخشنامه نيز در جهت تبيين حكم قانون و اجرايي كردن آن صادر شده و طبق بررسي‌هاي انجام‌شده، در عمل نيز مشكلي از اين جهت ايجاد نشده است. تشكيل شدن تعداد كثيري از دفاتر اسناد رسمي نيز حاكي از آن است كه اين امر تكليفي مالايطاق نيست و وقوع خارجي آن شاهدي بر رد ادعاي شاكي است.
چنانكه گذشت، «موافقت اداره ثبت» نسبت به محل دفترخانه در هر شهر يا بخش، از الزاماتي است كه قانون‌گذار بدان تصريح داشته است. اين امر از الزامات اداري است كه در راستاي تحقق نظم عمومي لازم و عقلي به‌نظر مي‌رسد؛ اما اينكه‌در عمل سخت‌گيرهاي بيشتري صورت مي‌گيرد يا خير، امري است «موردي» كه رسيدگي به آن در صلاحيت «شعب ديوان عدالت اداري» بوده و نمي‌تواند موجبي براي ابطال بخش‌نامه باشد.
نتيجه‌گيري
شاكي خواستار ابطال قسمتي از بخشنامه سازمان ثبت اسناد در خصوص مهلت سردفتران براي تشكيل دفترخانه بوده است كه به نظر مي‌رسد ادله ارائه‌شده از سوي وي كافي نبوده و مغايرتي را اثبات نمي‌كند. آنچه در بخشنامه آمده، تفصيلي از همان متن قانون است و لذا از اين جهت به نظر مي‌رسد كه ايرادي بر آن وارد نمي‌باشد.